نحوه دسترسی به پرونده مالیاتی و دریافت تصویر اسناد در جریان دادرسی

وقتی یک شرکت با برگ تشخیص مالیات یا اختلاف با اداره امور مالیاتی روبه‌رو می‌شود، بررسی مستندات پرونده اهمیت زیادی دارد. گاهی مؤدی از مبلغ مالیات مطالبه‌شده اطلاع دارد، اما نمی‌داند چه گزارش‌ها و مدارکی مبنای تشخیص قرار گرفته‌اند.

دسترسی به پرونده مالیاتی به مؤدی کمک می‌کند اطلاعات موجود را بررسی کند، نقاط اختلاف را بهتر بشناسد و برای دفاع از حقوق خود آماده شود. البته مشاهده اطلاعات پرونده با دریافت تصویر یا رونوشت اسناد یکسان نیست و نحوه درخواست به نوع سند، مرحله رسیدگی و مقررات مربوط بستگی دارد.

در این مقاله، روش‌های پیگیری، درخواست تصویر اسناد، مدارک لازم و نکاتی را بررسی می‌کنیم که پیش از جلسه رسیدگی باید بدانید.

دسترسی به پرونده مالیاتی به چه معناست؟

دسترسی به پرونده مالیاتی یعنی مؤدی یا نماینده قانونی او بتواند اطلاعات و اسناد مرتبط با پرونده مورد اعتراض را در حدود مقررات بررسی کند. این اطلاعات ممکن است برای فهم علت مطالبه مالیات، بررسی گزارش‌های رسیدگی و آماده‌سازی دفاع مورد استفاده قرار گیرد.

برای مثال، ممکن است شرکت نسبت به درآمد مشمول مالیات تعیین‌شده اعتراض داشته باشد، بخشی از هزینه‌های آن پذیرفته نشده باشد یا میان اطلاعات اظهارنامه و محاسبات اداره مالیاتی اختلاف وجود داشته باشد. در چنین شرایطی، صرف اطلاع از مبلغ مالیات کافی نیست؛ باید تا حد امکان مشخص شود اختلاف بر چه مبنایی شکل گرفته است.

در تبصره ۱۰ ماده ۲۴۴ قانون مالیات‌های مستقیم، حکمی درباره دسترسی به مفاد پرونده مورد اعتراض پیش از تشکیل هیأت وجود دارد.

چگونه به پرونده مالیاتی دسترسی پیدا کنیم؟

برای دسترسی به پرونده مالیاتی ابتدا باید مشخص کنید پرونده در چه مرحله‌ای قرار دارد و اطلاعات آن از چه طریقی قابل مشاهده است.

۱. بررسی اطلاعات در سامانه‌های مالیاتی

اگر اطلاعات پرونده از طریق درگاه‌ها و سامانه‌های رسمی سازمان امور مالیاتی قابل مشاهده باشد، وضعیت پرونده، ابلاغیه‌ها، اعتراض‌های ثبت‌شده و اطلاعات مرتبط را بررسی کنید.

موارد زیر را در دسترس داشته باشید:

• شماره یا شناسه پرونده مالیاتی
• نوع مالیات و دوره مالیاتی مورد اختلاف
• شماره و تاریخ برگ تشخیص یا ابلاغیه مربوط
• وضعیت اعتراض و مرجع رسیدگی
• تاریخ جلسه رسیدگی، در صورت تعیین وقت

در دسترس بودن همه اسناد در سامانه را نباید مفروض دانست. اگر گزارش یا مدرک موردنیاز نمایش داده نمی‌شود، باید روش درخواست آن از مرجع مربوط بررسی شود.

۲. پیگیری از اداره امور مالیاتی مربوط

اگر برای دسترسی به پرونده مالیاتی به گزارشی نیاز دارید که در سامانه نمایش داده نمی‌شود، از اداره امور مالیاتی مرتبط درباره روش ثبت درخواست و مدارک لازم سؤال کنید.

بهتر است سند موردنظر را دقیق معرفی کنید. برای مثال، به‌جای درخواست کلی «تمام مدارک پرونده»، مشخص کنید که به گزارش مبنای صدور برگ تشخیص یا سند مرتبط با یک مورد اختلاف نیاز دارید. امکان تحویل هر سند باید با توجه به مقررات و وضعیت پرونده بررسی شود.

۳. پیگیری از دبیرخانه هیأت حل اختلاف مالیاتی

اگر پرونده وارد مرحله رسیدگی در هیأت حل اختلاف مالیاتی شده است، درباره وضعیت پرونده، زمان جلسه و اسناد موردنیاز برای دفاع از دبیرخانه مربوط پیگیری کنید.

برای آشنایی بیشتر با روند رسیدگی، مقاله «هیأت حل اختلاف مالیاتی چیست؟ مراحل رسیدگی و نحوه دفاع مؤدی» را مطالعه کنید.

نحوه درخواست تصویر یا رونوشت اسناد پرونده مالیاتی

دسترسی به پرونده مالیاتی لزوماً به معنی دریافت بدون محدودیت تصویر تمام اسناد نیست. اگر برای بررسی یا تنظیم دفاعیه به سند مشخصی نیاز دارید، درخواست خود را به‌صورت کتبی تنظیم کنید و موضوع آن را دقیق بنویسید.

بر اساس متن منتشرشده از ماده ۴۰ دستورالعمل دادرسی مالیاتی مصوب خرداد ۱۴۰۵، برای درخواست کتبی مؤدی و نیز درخواست وکیل یا نماینده قانونی با مدارک اثبات سمت، درباره برخی اسناد مشخص ترتیباتی برای تحویل تصویر یا اجازه رونوشت‌برداری و تصویربرداری پیش‌بینی شده است.

در درخواست کتبی چه مواردی درج شود؟

برای روشن بودن درخواست، بهتر است موارد زیر را درج کنید:

• نام و مشخصات مؤدی یا شرکت
• شناسه یا شماره پرونده مالیاتی، در صورت دسترسی
• نوع مالیات و دوره مورد اختلاف
• مشخصات سند یا گزارش درخواستی
• علت نیاز به سند، مانند بررسی مبانی تشخیص یا آماده‌سازی دفاع
• مشخصات و سمت درخواست‌کننده
• تاریخ، امضا و اطلاعات تماس

این فهرست راهنمای عملی است؛ ممکن است مرجع مربوط با توجه به وضعیت پرونده یا نوع سند، اطلاعات یا مدارک دیگری نیز درخواست کند.

چه مدارکی برای درخواست دسترسی لازم است؟

برای دسترسی به پرونده مالیاتی، مدارک موردنیاز به این بستگی دارد که درخواست را خود مؤدی ثبت می‌کند یا وکیل یا نماینده قانونی او.

اگر درخواست را خود مؤدی ثبت می‌کند

مشخصات هویتی یا ثبتی مؤدی، اطلاعات پرونده و درخواست کتبی روشن می‌تواند برای شروع پیگیری لازم باشد. پیش از مراجعه، شرایط اعلام‌شده از سوی مرجع رسیدگی را بررسی کنید.

اگر درخواست را وکیل یا نماینده قانونی ثبت می‌کند

در متن ماده ۴۰ دستورالعمل یادشده، برای وکیل قانونی ارائه وکالت‌نامه رسمی و برای نماینده قانونی ارائه معرفی‌نامه رسمی ذکر شده است. بنابراین، پیش از ثبت درخواست باید مدرکی که سمت متقاضی را اثبات می‌کند آماده باشد.

اگر درخواست از طرف شرکت ارائه می‌شود، بهتر است اختیار شخص امضاکننده و مدارک نمایندگی نیز بررسی شود تا به دلیل نقص مدارک، پیگیری با تأخیر مواجه نشود.

چرا بررسی اسناد پیش از جلسه دادرسی اهمیت دارد؟

دسترسی به پرونده مالیاتی زمانی بیشترین فایده را دارد که اسناد دریافت‌شده به‌صورت منظم بررسی شوند و ارتباط هر مدرک با موضوع اختلاف مشخص باشد.

برای نمونه، بررسی گزارش مبنای تشخیص ممکن است به روشن شدن موارد زیر کمک کند:

• علت اختلاف در درآمد مشمول مالیات
• هزینه‌هایی که پذیرفته نشده‌اند و مبنای رد آن‌ها
• مغایرت اطلاعات اظهارنامه با اسناد رسیدگی
• اسناد یا توضیحاتی که برای تکمیل دفاع لازم هستند
• پرسش‌هایی که باید پیش از جلسه از مرجع مربوط پیگیری شوند

پس از بررسی اسناد، می‌توان دفاع را بر پایه موضوعات مشخص و مدارک مرتبط تنظیم کرد. صرف جمع‌آوری تعداد زیادی سند بدون تحلیل ارتباط آن‌ها با اختلاف، الزاماً به دفاع مؤثر منجر نمی‌شود.

برای آشنایی با نحوه آماده‌سازی دفاعیه، مقاله «لایحه دفاعیه مالیاتی چیست؟ چگونه از پرونده مالیاتی دفاع کنیم؟» را مطالعه کنید.

اگر به اسناد موردنیاز دسترسی پیدا نکردیم، چه کنیم؟

اگر سند موردنظر در سامانه نمایش داده نمی‌شود یا درخواست شما به نتیجه نرسیده است، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. مشخص کنید دقیقاً به کدام سند یا گزارش نیاز دارید و این سند چه ارتباطی با موضوع اختلاف دارد.

۲. درخواست کتبی خود را با ذکر اطلاعات پرونده و مشخصات سند تنظیم کنید.

۳. مدارک اثبات سمت خود یا نماینده را آماده کنید.

۴. درخواست را از مسیر اعلام‌شده توسط مرجع مربوط ثبت کنید و رسید یا مدرک پیگیری را نگه دارید.

۵. اگر جلسه رسیدگی نزدیک است، موضوع را بدون تأخیر پیگیری کنید و درباره اقدامات قانونی قابل انجام با متخصص آشنا به پرونده مشورت بگیرید.

نباید فرض کرد که درخواست دسترسی به اسناد، مهلت اعتراض یا زمان جلسه را خودبه‌خود متوقف می‌کند. بنابراین، تاریخ‌های ابلاغ و مهلت‌های قانونی را جداگانه بررسی کنید.

اشتباهات رایج هنگام درخواست پرونده و اسناد مالیاتی

برخی اشتباهات ممکن است پیگیری را دشوار کنند:

• درخواست کلی بدون مشخص کردن سند موردنیاز
• نداشتن اطلاعات کافی درباره پرونده و دوره مالیاتی
• ارائه درخواست از سوی فردی که سمت قانونی او روشن نیست
• موکول کردن بررسی اسناد به روزهای نزدیک جلسه
• بی‌توجهی به مهلت‌های اعتراض و رسیدگی
• استفاده از اسناد بدون بررسی ارتباط آن‌ها با موضوع اختلاف

با مشخص کردن هدف درخواست، آماده‌سازی مدارک و پیگیری به‌موقع، می‌توان از اتلاف وقت جلوگیری کرد و اسناد لازم را برای بررسی دفاع در اولویت قرار داد.

برای بررسی پرونده مالیاتی خود از کجا شروع کنید؟

اگر با برگ تشخیص مالیات، اختلاف در محاسبات یا رسیدگی در هیأت حل اختلاف روبه‌رو هستید، بهتر است ابتدا وضعیت پرونده و مدارک موجود را مشخص کنید. سپس بر اساس موضوع اختلاف، گزارش‌ها و اسناد موردنیاز را شناسایی و برای دریافت آن‌ها اقدام کنید.

تیم بیانگران می‌تواند در بررسی وضعیت پرونده مالیاتی، شناسایی مدارک مرتبط و آماده‌سازی مستندات دفاعی به شما کمک کند. پیش از هر اقدام، لازم است اسناد و جزئیات پرونده بررسی شوند تا مسیر مناسب بر اساس شرایط واقعی آن تعیین شود.

برای پیگیری خدمات تخصصی، از صفحه «تماس با بیانگران» اقدام کنید.

دسترسی به اطلاعات و اسناد پرونده، نقطه شروع دفاع آگاهانه است؛ اما نتیجه پیگیری به جزئیات پرونده، مستندات موجود و رعایت مقررات و مهلت‌های قانونی بستگی دارد.