راهنمای تهیه دفاتر الکترونیکی و ارسال آن به سامانه مالیاتی 1404

در راهنماها ذکر شده که داده‌ها را باید به قالب اکسل برسانید.

 ورود دقیق تراکنش‌ها و کنترل داخلی

برای اینکه فایل نهایی دارای اعتبار باشد، باید تمامی تراکنش‌های مالی (خرید، فروش، هزینه‌ها، درآمدها، دریافتی‌ها و پرداختی‌ها) را با دقت ثبت کنید و کنترل داخلی مناسبی بر صحت داده‌ها داشته باشید.

 تبدیل به قالب خروجی

پس از ثبت داده‌ها، باید داده‌ها را به قالبی که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی قبول می‌کند تبدیل نمایید. معمولاً این قالب شامل یک فایل اکسل با ستون‌های مشخص (تاریخ، شرح، مبلغ بدهکاری، مبلغ بستانکاری، سرفصل و غیره) است.

گاهی نرم‌افزار حسابداری مستقیماً امکان خروجی استاندارد دفاتر دارد، یا افزونه‌ای برای ارتباط با سامانه دفاتر الکترونیکی ارائه شده است.

 ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

برای ارسال دفاتر، باید وارد سامانه دفاتر الکترونیکی از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیکی شوید (معمولاً از طریق my.tax.gov.ir).

در این سامانه گزینه‌ای تحت عنوان «ارسال دفاتر الکترونیکی» یا مشابه آن وجود دارد که باید آن را انتخاب نمایید.

 ارسال فایل دفاتر

در این مرحله، فایل اکسل یا خروجی نرم‌افزارتان را بارگذاری می‌کنید. سامانه بررسی‌های اولیه (تطبیق ساختار، صحت ستون‌ها، کنترل‌های داخلی) انجام می‌دهد. اگر فایل دارای خطا باشد، پیام خطا دریافت خواهید کرد و باید اصلاح نمایید.

 بررسی وضعیت و دریافت تأییدیه

پس از ارسال موفقیت‌آمیز، سامانه یک تأییدیه یا پیام وضعیت ارسال صادر می‌کند. این تأییدیه نشان‌دهنده پذیرش دفاتر شما توسط سامانه است. مراقب باشید که این تأییدیه را نگهدارید.

 اصلاح و ارسال مجدد در صورت خطا

اگر سامانه خطا یا عدم تطابق گزارش دهد، باید فایل خود را ویرایش و اصلاح نمایید و مجدداً ارسال کنید. در برخی موارد ممکن است زمان‌بندی ارسال مجدد محدود باشد.